Captura por e-mail
Faturas, boletos e notas enviados por e-mail são lidos e viram lançamentos prontos para conferência.
Para administradoras de condomínios
Feito para a rotina financeira de administradoras de condomínios
O GiaDoc nasceu dentro de uma administradora. Cada parte do produto responde a um problema que o contas a pagar enfrenta todo dia: dezenas de CNPJs, documentos chegando por vários canais, aprovação do síndico e prestação de contas.
guias-fgts-outubro.pdfUm arquivo com várias guias
ProcessandoResidencial Alpha8 documentos identificados
MontadoEdifício Central5 documentos identificados
MontadoParque das Flores6 documentos identificados
Em análiseVila Nova5 documentos identificados
MontadoO desafio
O contas a pagar das administradoras hoje
Documentos em vários canais
E-mail, WhatsApp, portal do fornecedor, portais de prefeitura e malote físico. Cada canal exige uma rotina diferente.
Digitação e conferência manuais
Cada nota, boleto e fatura é conferido e digitado no ERP, campo por campo.
Aprovação sem registro
O síndico aprova por telefone ou por e-mail solto, e ninguém consegue provar depois quem aprovou o quê.
Retrabalho e atraso
Documento perdido, pagamento em duplicidade, nota que não chegou. Tudo aparece tarde, no fechamento.
Para cada área
O que muda para cada pessoa da administradora
Diretoria e sócios
Crescer a carteira sem multiplicar a digitação.
- Métricas de produtividade da equipe
- Visão do que está em cada fila
- Processo padronizado entre as equipes
Contas a pagar e financeiro
Conferir em vez de digitar.
- Dados lidos automaticamente
- Alerta de possível duplicidade
- Um PDF por pagamento, pronto para o ERP
Fiscal e tributário
Retenções calculadas e análise registrada.
- INSS, ISS, IRRF e PIS/COFINS/CSLL
- Simples Nacional e Cartão CNPJ em um clique
- Carimbo digital da análise no PDF
Atendimento ao condomínio
Menos cobrança por telefone.
- Síndico envia documentos pelo WhatsApp
- Aprovação com código e protocolo
- Histórico para responder ao conselho
Tecnologia
Nada para instalar nas máquinas.
- Sistema web, acessado pelo navegador
- Integração nativa ou via API com o ERP
- Perfis, grupos e permissões por usuário
Operação
Filas do jeito que a equipe trabalha.
- Filas configuráveis por administradora
- Carga em lote de guias e tributos
- Notificações em tempo real
Muitos CNPJs
Pensado para quem administra dezenas de condomínios
Numa administradora, cada condomínio é um CNPJ com seus próprios fornecedores, aprovadores e prestação de contas. O GiaDoc organiza tudo por condomínio desde a entrada do documento.
- Documentos separados por condomínio já na leitura, inclusive em cargas em lote.
- Consultas por CNPJ na SEFAZ, no Ambiente Nacional da NFS-e e no DDA de cada condomínio.
- Aprovadores definidos por condomínio, com registro de cada decisão.
- Acesso por grupo de condomínios, para cada equipe ver a sua carteira.
Soluções
Por onde começar
Carga em lote
Envie centenas de guias e boletos de uma vez. O GiaDoc separa por cliente e condomínio e monta os pagamentos.
NFS-e nas prefeituras
Notas fiscais de serviço capturadas no Ambiente Nacional da NFS-e e na Prefeitura de São Paulo, sem depender do fornecedor.
DANFE e NF-e na SEFAZ
Com o certificado A1 do condomínio, as NF-e emitidas contra o CNPJ são capturadas na SEFAZ todos os dias.
Rotina DDA
Boletos registrados contra o CNPJ chegam pelo DDA e ficam ao lado da nota fiscal correspondente.
Recebimento pelo WhatsApp
Síndicos e fornecedores enviam documentos pelo WhatsApp oficial. O GiaDoc organiza em PDF e coloca no fluxo.
Perguntas frequentes
Dúvidas de administradoras
O GiaDoc atende administradoras pequenas?
Sim. A implantação pode começar por um canal, como a captura de e-mails, e crescer junto com a carteira de condomínios.
A equipe precisa mudar a forma de trabalhar?
A rotina fica parecida, com menos digitação. As filas de trabalho são configuradas para refletir as etapas que a sua administradora já usa, e cada pessoa vê o que é da sua responsabilidade.
Como os síndicos participam?
Pelo WhatsApp. Eles podem enviar pagamentos e documentos para a administradora e aprovar pagamentos por um portal aberto no celular, com link e código de confirmação.
Quanto tempo leva a implantação?
Uma implantação básica, com captura de e-mails e leitura de NFS-e, leva cerca de 2 semanas. Uma implantação completa, com vários canais e integrações, leva de 4 a 6 semanas.
Quer ver o GiaDoc funcionando na sua administradora?
Na demonstração, mostramos a entrada dos documentos, a leitura, a aprovação e o envio ao ERP, e conversamos sobre a integração com o sistema que vocês usam.