Carga em lote
Envie centenas de guias e boletos de uma vez. O GiaDoc separa por cliente e condomínio e monta os pagamentos.
Captura por e-mail
Boletos e notas que chegam por e-mail, lidos e prontos para lançar
Os fornecedores continuam enviando documentos por e-mail, como já fazem hoje. O GiaDoc recebe essas mensagens em uma caixa dedicada, abre os anexos e monta o lançamento para a sua equipe conferir.
Fatura outubro · Elevadores Exemplo2 anexos · PDF
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LendoDados identificados Fatura outubro
CondomínioResidencial Alpha
FornecedorElevadores Exemplo
Vencimento10/10/2026
ValorR$ 1.357,74
Código de barras
O problema
A caixa de entrada virou o gargalo do contas a pagar
Em muitas administradoras, alguém passa boa parte do dia abrindo e-mails, baixando PDFs, renomeando arquivos e digitando os mesmos campos no ERP. Com dezenas de condomínios, cada e-mail esquecido pode virar um pagamento atrasado.
Como funciona
Do e-mail ao lançamento
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O fornecedor envia o documento
A caixa receptora da administradora é monitorada 24 horas por dia, 7 dias por semana.
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O GiaDoc abre os anexos
PDFs, XMLs e imagens são lidos com OCR e inteligência artificial.
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Os campos são extraídos
Emissão, vencimento, número da nota, valor bruto e líquido, código de barras, condomínio e fornecedor.
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A equipe confere e dá sequência
O lançamento segue para aprovação do síndico, quando necessário, e depois para o ERP.
Na primeira leitura, o GiaDoc captura em média 85% dos campos sem ajuste. O restante é completado pela equipe na conferência, antes de qualquer envio ao ERP.
Benefícios
O que a sua equipe ganha
Sem baixar e renomear arquivos
Os anexos ficam organizados no GiaDoc, ligados ao condomínio e ao fornecedor.
Campos preenchidos pela leitura
A equipe confere o que foi lido, em vez de digitar do zero.
Nota que chega só por link
Quando o e-mail traz apenas o link da nota ou do boleto, de portais reconhecidos, o GiaDoc acessa o link e baixa o PDF.
Cada e-mail rastreável
A fila de e-mails processados mostra o que chegou, quando e o que foi feito.
Faturas de consumo com senha
Contas de água, energia, gás e telefonia que chegam em PDF protegido por senha são abertas automaticamente e lidas como qualquer outro documento.
Alerta de duplicidade
O mesmo boleto enviado duas vezes vai para uma fila própria antes de virar pagamento.
Integração
No fim do fluxo, o lançamento chega ao ERP
Depois da conferência e, quando necessário, da aprovação do síndico, o pagamento é lançado no ERP da administradora com os documentos organizados. Integração nativa com Winker, PRG, Ahreas e Almah Condos.
Ver como funciona a integração- Captura por e-mailCaptura e leitura dos dados
- Conferência da equipeDados, retenções e documentos organizados
- Aprovação do síndicoOpcional, com protocolo
- Lançamento no ERPSem redigitação
Perguntas frequentes
Dúvidas sobre captura por e-mail
Quais dados são extraídos de cada documento?
CNPJ do condomínio e do fornecedor, data de emissão e de vencimento, número da nota, valor bruto e líquido, código de barras, linha digitável e QR Code PIX. Nas notas de serviço, também os impostos retidos (INSS, ISS, IRRF, PIS, COFINS e CSLL).
A leitura acerta todos os campos?
Nem sempre, e por isso existe a conferência. Em média, 85% dos campos são capturados corretamente na primeira leitura. A equipe revisa e completa o restante antes de enviar o pagamento adiante.
Quais formatos são aceitos?
PDFs e imagens anexados ao e-mail. Quando a mensagem traz só o link do documento, de portais reconhecidos como prefeituras e emissores de boletos, o GiaDoc baixa o arquivo pelo link.
O GiaDoc lê as faturas das concessionárias?
Sim. As faturas digitais de concessionárias de água, energia, gás, telefonia e outras são lidas automaticamente, inclusive quando chegam em PDF protegido por senha. O GiaDoc usa a senha configurada na implantação, abre o arquivo e segue com a leitura.
E se o mesmo boleto chegar duas vezes?
O GiaDoc verifica duplicidade pelo código de barras e pela combinação de fornecedor, valor, número da nota, condomínio e mês de vencimento. Possíveis duplicidades vão para uma fila própria, para a equipe decidir.
O que acontece depois da leitura?
O lançamento entra no fluxo digital de pagamentos: conferência, aprovação do síndico (opcional) e envio ao ERP, com o status visível para toda a equipe.
Soluções relacionadas
Quer ver o GiaDoc funcionando na sua administradora?
Na demonstração, mostramos a entrada dos documentos, a leitura, a aprovação e o envio ao ERP, e conversamos sobre a integração com o sistema que vocês usam.